Бизнес-ассистент / Executive Assistant

При отклике просим направлять актуальное резюме с фотографией и в сопроводительном письме указывать уровень ваших зар платных ожиданий, если они не указаны в резюме.

Мы ищем опытного бизнес-ассистента для поддержки топ-менеджмента инвестиционной компании.

Чем предстоит заниматься:

• Вести сложные календари нескольких руководителей: планировать очные и онлайн-встречи, находить оптимальные слоты, согласовывать время с внутренними и внешними участниками, оперативно перестраивать расписание;

• Организовывать встречи и переговоры: готовить необходимые материалы и повестку, организовывать онлайн-подключения, при необходимости вести протоколы и фиксировать договоренности;

• Контролировать поручения руководителей, собирать статусы от сотрудников и подразделений, напоминать о сроках и контролировать выполнение;

• Искать, собирать и структурировать информацию, готовить справки, отчеты, презентации и деловые письма;

• Координировать отдельные внутренние задачи и инициативы руководителей, организовывать коммуникацию между участниками;

• организовывать командировки руководителей: билеты, отели, трансферы, визовые вопросы и программу поездки;

• Контролировать подписание и движение документов, взаимодействовать с ответственными сотрудниками и бухгалтерией;

• Вести и актуализировать базу контактов, фиксировать встречи и задачи в CRM;

• Готовить внутренние коммуникации и объявления по согласованию с руководством;

• Выполнять отдельные организационные и конфиденциальные поручения руководителей;

• Взаимодействовать с офис-менеджером и при необходимости подменять его в период отсутствия.

Что для нас важно:

• Высшее образование (экономическое/управленческое/филологическое/лингвистическое);

• Опыт работы от 3 лет бизнес-ассистентом, Executive Assistant, ассистентом руководителя или топ-менеджмента;

• Уверенный опыт ведения насыщенных календарей руководителей и организации большого количества встреч;

• Опыт взаимодействия с первыми лицами компании и понимание корпоративной этики;

• Умение самостоятельно расставлять приоритеты и эффективно работать одновременно с несколькими задачами и руководителями;

• Грамотная устная и письменная речь;

• Уверенное владение Excel / Google Sheets и PowerPoint;

• Опыт работы с CRM и/или таск-трекерами, готовность быстро осваивать новые системы;

• Высокая самоорганизация, проактивность и внимательность к деталям;

• Умение настойчиво, но дипломатично получать необходимую информацию от коллег и доводить задачи до результата;

• Готовность работать с конфиденциальной информацией.

Будет преимуществом:

• Рассматриваем кандидатов с опытом работы в крупных компаниях с развитой корпоративной культурой. Преимуществом будет опыт работы в банках, инвестиционных и финансовых компаниях.

• Опыт одновременной поддержки нескольких руководителей уровня топ-менеджмента / первых лиц компании;

• Деловой английский язык от уровня B2;

• Опыт координации внутренних проектов и взаимодействия между несколькими подразделениями.

Что мы предлагаем:

• Оформление по ТК РФ;

• Формат работы: 4 дня в офисе и 1 день удаленно;

• Рабочий день с 10:00 до 19:00;

• ДМС после прохождения испытательного срока;

• Современный офис в центре Москвы.

• Работу в непосредственном взаимодействии с партнерами и топ-менеджментом компании.