Помощник/ассистент руководителя

БИЗНЕС-АССИСТЕНТ СОБСТВЕННИКОВ

Административный менеджер / координатор проектов

Заработная плата: 130 000–150 000 ₽ на руки

О компании

Мы — действующий и развивающийся бизнес в сфере общественного питания города Новосибирска. В нашу структуру входят сеть точек быстрого питания, кафе восточной кухни, столовая, пекарня, кулинария и собственное пищевое производство.

Мы развиваем несколько направлений бизнеса, совершенствуем внутренние процессы и формируем сильную управленческую команду.

В связи с расширением управленческих задач ищем бизнес-ассистента собственников, который станет надёжной опорой в решении организационных вопросов, координации сотрудников и реализации новых проектов.

Мы ищем не секретаря и не просто исполнителя отдельных поручений.

Нам нужен самостоятельный, активный и организованный человек, который умеет слышать и фиксировать задачи, самостоятельно разбираться в новых вопросах, находить решения, подключать необходимых сотрудников и подрядчиков, контролировать сроки и доводить начатое до результата.

Главный принцип работы:

УСЛЫШАЛ → ЗАФИКСИРОВАЛ → УТОЧНИЛ → РАЗОБРАЛСЯ → ПРЕДЛОЖИЛ РЕШЕНИЕ → ОРГАНИЗОВАЛ → ПРОКОНТРОЛИРОВАЛ → ЗАКРЫЛ.

ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ

Работа непосредственно с собственниками

• ежедневные короткие рабочие встречи;

• фиксация поручений, договоренностей, идей и рабочих вопросов;

• ведение единого реестра задач;

• контроль сроков исполнения;

• контроль ранее поставленных задач;

• подготовка статуса по каждому вопросу;

• информирование собственников о выполненных и текущих задачах;

• самостоятельное выявление вопросов, требующих внимания;

• подготовка вариантов решения;

• вынесение на собственников только тех вопросов, которые действительно требуют их решения или согласования.

Важно уметь слышать не только прямые поручения, но и фиксировать потенциальные задачи, возникающие в процессе рабочих разговоров, своевременно уточняя необходимость их постановки в работу.

КОНТРОЛЬ И КООРДИНАЦИЯ

Бизнес-ассистент не должен выполнять работу всех подразделений самостоятельно.

Его задача:

• определить, кто отвечает за решение вопроса;

• передать или поставить задачу ответственному сотруднику;

• установить срок;

• проконтролировать выполнение;

• получить подтверждение результата;

• при необходимости подключить дополнительных специалистов;

• своевременно информировать собственников о существенных проблемах и рисках.

Передача задачи другому сотруднику не считается ее выполнением.

Задача остается на контроле до получения конечного результата.

САМОСТОЯТЕЛЬНОЕ ВЫЯВЛЕНИЕ ПРОБЛЕМ

Мы ожидаем от сотрудника внимательного отношения ко всему, что происходит в бизнесе.

В обязанности входит:

• выявление организационных проблем;

• фиксация невыполненных задач;

• контроль затянувшихся вопросов;

• выявление неисправностей и необходимости ремонта;

• фиксация проблем в работе подрядчиков;

• контроль административных вопросов;

• выявление отсутствующих документов;

• фиксация нарушений установленного порядка работы;

• контроль устранения выявленных проблем.

От сотрудника ожидается не только фиксация проблемы, но и инициатива в организации ее решения.

ПОДБОР ПЕРСОНАЛА

• размещение вакансий;

• обработка откликов;

• первичный отбор кандидатов;

• проведение телефонных интервью;

• проведение первичных собеседований;

• организация финальных встреч;

• согласование выхода новых сотрудников;

• контроль выхода;

• ведение базы кандидатов;

• контроль открытых вакансий.

Собственникам должны передаваться преимущественно уже предварительно отобранные кандидаты.

АДМИНИСТРАТИВНЫЕ И ПРОЕКТНЫЕ ЗАДАЧИ

• взаимодействие с государственными и коммерческими организациями;

• работа с государственными информационными системами;

• «Честный знак»;

• ФГИС «Меркурий»;

• сопровождение регистрации товарных знаков;

• взаимодействие с патентными специалистами;

• поиск подрядчиков и исполнителей;

• организация ремонтных работ;

• организация сервисного обслуживания;

• получение коммерческих предложений;

• сравнение стоимости и условий;

• сбор необходимых документов;

• подготовка писем, запросов и обращений;

• организация встреч;

• контроль договоренностей;

• контроль сроков;

• сопровождение административных проектов собственников.

Мы не ожидаем, что кандидат заранее является специалистом во всех перечисленных направлениях.

Для нас значительно важнее способность самостоятельно разобраться в незнакомом вопросе, найти необходимых специалистов и организовать получение результата.

РАБОТА С ЗАДАЧАМИ

Все поручения и выявленные вопросы фиксируются в едином реестре.

По каждой задаче должны быть определены:

• содержание задачи;

• приоритет;

• ответственный;

• срок;

• текущий статус;

• следующий шаг;

• конечный результат.

Сотрудник самостоятельно контролирует свой реестр и не ожидает ежедневных напоминаний со стороны собственников.

ЧТО ДЛЯ НАС ВАЖНО

• самостоятельность;

• инициативность;

• ответственность;

• системность;

• внимательность;

• высокая организованность;

• умение слушать и фиксировать информацию;

• способность одновременно вести большое количество задач;

• умение расставлять приоритеты;

• настойчивость;

• грамотная устная и письменная речь;

• уверенная работа с компьютером и документами;

• способность быстро находить и анализировать информацию;

• умение вести переговоры;

• умение взаимодействовать с сотрудниками разного уровня;

• способность работать с подрядчиками и организациями;

• готовность осваивать новые программы и сервисы;

• умение принимать решения в пределах своих полномочий;

• ориентация на конечный результат.

Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником собственника, административным менеджером, координатором или руководителем проектов будет преимуществом.

ХАРАКТЕР РАБОТЫ

Работа не является исключительно офисной.

Необходимо:

• регулярно посещать объекты;

• взаимодействовать с сотрудниками на местах;

• встречаться с подрядчиками;

• при необходимости посещать организации;

• контролировать выполнение отдельных задач непосредственно на объектах.

УСЛОВИЯ

• заработная плата 130 000–150 000 ₽ на руки;

• официальное трудоустройство;

• работа непосредственно с собственниками бизнеса;

• высокий уровень самостоятельности;

• разнообразные административные и проектные задачи;

• работа в офисе и выезды на объекты;

• возможность профессионального и карьерного роста.

МЫ ИЩЕМ ЧЕЛОВЕКА, КОТОРЫЙ

не ждет постоянных указаний, не теряет задачи и не перекладывает ответственность.

Если вопрос попал в работу сотрудника, собственники должны быть уверены, что он находится под контролем до момента полного закрытия.