Бизнес-ассистент

Компания основана в 2022 году и за короткий срок заняла топовые позиции на рынке моды.

Сегодня мы — динамичная команда, создающая продукт, который соединяет эстетику, комфорт и современные тренды. Каждый месяц бренд стабильно удерживает выручку на уровне 100 миллионов рублей, сохраняя при этом высокое качество продукта и узнаваемость стиля.

Наша цель — двукратный рост и усиление узнаваемости бренда на рынке. Поэтому, сейчас мы ищем в команду опытного бизнес-ассистента для руководителя компании, который поможет оптимизировать рабочий день руководителя, взяв на себя часть важных оперативных задач.

Условия труда и мотивация

• Совокупный доход: Всего 120 000 - 150 000 рублей (Оклад 75% + KPI 25%)

• Формат работы: Удаленный формат работы с необходимостью сопровождать руководителя на встречах

• График работы: 5/2, с 9:00 до 18:00 по МСК и быть всегда на связи для закрытия дежурных задач на выходных и внерабочего времени

• Карьерное развитие: перспектива роста до Операционного директора в течении нескольких лет

• Обучение: доступ к программам профессионального развития за счет компании

Основные задачи

• Координация встреч и рабочей коммуникации

  • Управление и оптимизация календаря руководителя: ведение календаря, контроль сроков, статусов и договоренностей

  • Планирование встреч, задач, релизов и ключевых событий

  • Участие во всех ключевых встречах (внутренних и внешних), протоколирование, фиксация решений, договоренностей и рисков

  • Замещение руководителя на встречах и во время его отсутствия

  • Формирование задач по итогам встреч и доведение их до команды с дедлайнами и ответственными

• Контроль поручений и сроков

  • Ведение задач в рабочих системах (таблицы, чек-листы, таск-трекеры), сбор и актуализация статусов

  • Контроль задач, поставленных руководителем команде, включая контроль тайминга и соблюдения сроков, работа с просроченными задачами, выявление сбоев и отклонений

  • Эскалация и доведение задач до результата

  • Контроль передачи задач между сотрудниками, подразделениями и подрядчиками; подключение в коммуникацию при потере информации или «зависании» задач

• Сбор, структурирование и анализ информации по запросам руководителя и по рынку

• Организация поездок руководителя, включая построение маршрутов, бронирование билетов и отелей

• Организация и поддержка собственных мероприятий (стратегических сессий), включая поиск и взаимодействие с площадками и подрядчиками

• Контроль оплат и доставок: организация и своевременного получения заказов

• Помощь в работе с подрядчиков, включая их поиск, контроль качества работы и исполнения договоренностей

• Участие в подборе, адаптации и сопровождении новых сотрудников, помощь руководителю в найме

• Помощь в выстраивании и оптимизации бизнес-процессов, включая составление внутренних документов, разработку регламентов, должностных инструкций и чек-листов

• Редкие мелкие личные задачи руководителя

Критерии оценки кандидата

• Опыт работы бизнес-ассистентом, помощником руководителя или на аналогичной позиции от 2 лет.

• Опыт работы в небольшой команде (15-20 сотрудников)

• Опыт управления календарем руководителя (организация встреч, контроль статусов и сроков, фиксация договоренностей)

• Опыт взаимодействия с сотрудниками (постановка и контроль исполнения задач)

• Приветствуется опыт работы в таск-менеджера и CRM системе

• Опыт подготовки отчетности, сводных таблиц и аналитических материалов для руководителя.

• Опыт организации поездок, включая бронирование билетов и отелей

• Опыт участия в подборе и адаптации персонала.

• Опыт ведения деловой переписки и деловых коммуникаций.

• Опыт взаимодействия с подрядчиками, включая поиск новых подрядчиков

• Приветствуется опыт работы в сфере e-commerce или на маркетплейсах.

• Приветствуется опыт выстраивания и оптимизации бизнес-процессов.

• Приветствуется опыт разработки регламентов, инструкций и внутренних документов.

• Приветствуется понимание управленческой и финансовой отчетности.

• Опыт применения нейросетей в рабочих задачах (наличие успешных кейсов)

• Опыт работы с Google Таблицами, Excel и офисными программами.

• Приветствуется знание английского языка