Бизнес-ассистент (cо знанием английского языка) / Executive Assistant

О вакансии

Сейчас мы ищем сильного бизнес-ассистента для руководителя.

Мы ищем человека, который станет правой рукой руководителя, поможет организовывать рабочие процессы, контролировать выполнение задач и подключаться к решению самых разных бизнес-вопросов.

Руководитель одновременно работает с несколькими направлениями, поэтому нам нужен универсальный специалист, который умеет быстро переключаться между задачами, разбираться в незнакомых темах, самостоятельно находить решения и доводить вопросы до результата.

Это роль для человека с высокой скоростью мышления и работы. Здесь важно не просто выполнить поручение, а понять задачу, при необходимости самостоятельно собрать недостающую информацию, предложить решение и организовать процесс так, чтобы руководителю осталось получить готовый результат.

Что предстоит делать

Работа с задачами руководителя

• Вести и контролировать текущие задачи и проекты руководителя;
• Быстро погружаться в новые темы и самостоятельно разбираться в незнакомых вопросах;
• Искать информацию, анализировать её и формировать краткие выводы;
• Прорабатывать различные варианты решения задачи и предлагать оптимальный;
• Контролировать сроки и доводить задачи до результата;
• При необходимости самостоятельно выполнять часть задач.

Организация и координация

• Координировать подрядчиков, специалистов и участников команды;
• Искать исполнителей и партнёров в России и за рубежом;
• Ставить задачи, контролировать сроки и качество выполнения;
• Организовывать процессы и следить за договорённостями;
• Самостоятельно решать возникающие вопросы без постоянного контроля со стороны руководителя.

Аналитические и проектные задачи

• Исследовать рынки, компании, продукты, сервисы и конкурентов;
• Собирать и структурировать информацию для принятия решений;
• Готовить презентации, таблицы, сравнительные материалы и аналитику;
• Помогать в реализации различных бизнес-проектов;
• Подключаться к тестированию новых идей и гипотез, когда это необходимо.

Оптимизация процессов

• Находить способы упростить и ускорить текущие процессы;
• Внедрять AI-инструменты и другие сервисы в ежедневную работу;
• Автоматизировать повторяющиеся задачи;
• Искать нестандартные решения под запросы руководителя.

Что для нас особенно важно

В первую очередь мы смотрим не только на конкретный предыдущий функционал, но и на то, как человек думает и работает.

Нам важно, чтобы вы:

• Быстро соображали и умели ориентироваться в новых и нестандартных ситуациях;
• Обладали высокой работоспособностью и могли держать хороший темп;
• Умели самостоятельно принимать решения в рамках своей зоны ответственности;
• Не терялись перед задачами, которые раньше никогда не выполняли;
• Умели находить нужную информацию, людей и способы решения вопроса;
• Были инициативны и не ждали подробной инструкции на каждом этапе;
• Умели структурировать большое количество информации и выделять главное;
• Быстро переключались между совершенно разными типами задач;
• Были внимательны к деталям и доводили начатое до результата.

Будет преимуществом

• Опыт работы бизнес-ассистентом, project-менеджером или операционным менеджером от 2 лет;
• Опыт работы непосредственно с предпринимателем или руководителем;
• Опыт ведения нескольких проектов одновременно;
• Опыт работы в международной среде или стартапах;
• Английский язык — B2 и выше;
• Уверенное владение AI-сервисами: ChatGPT, Claude, Perplexity и другими;
• Владение Trello, Notion, Google Workspace, Google Sheets / Excel, CRM-системами;
• Опыт автоматизации процессов и внедрения новых инструментов.

Условия работы

• Полностью удалённый формат работы;
• График 5/2, полный рабочий день. Рабочие часы по московскому времени:
  Поскольку руководитель проживает в Испании, рабочее время по Москве будет меняться в зависимости от сезона, чтобы график совпадал с рабочими часами руководителя — с 10:00 до 19:00 по местному времени Испании.
  • зимой — с 12:00 до 21:00;
  • летом — с 11:00 до 20:00.
• 9-часовой рабочий день, включая час обеда;
• Работа вне установленного графика оплачивается дополнительно;
• 30 оплачиваемых дней отпуска в год;
• Оформление: ИП / самозанятость;
• Выплаты в USDT или рублях.

Этапы отбора

1. Заполнение короткой анкеты.
2. Видео-визитка до 1 минуты с ответами на два вопроса:
   • «Чем вы гордитесь в предыдущем опыте?»
   • «Что для вас важно в работе?»
3. Интервью с HR.
4. Тестовое задание.
5. Интервью с руководителем.
6. Две оплачиваемые тестовые рабочие недели.

Будем рады вашему отклику!

Если вам нравится работать в высоком темпе, быстро разбираться в новых задачах, самостоятельно искать решения и быть человеком, на которого руководитель действительно может положиться, будем рады познакомиться!

Возможно, именно вы станете надёжной правой рукой руководителя и важной частью команды SchoolSmart.